FGD Penyusutan Arsip BPKPAD dan DPUPR

Purworejo – BPKPAD dan DPUPR melaksanakn kegiatan FGD Penyusutan Arsip ( 27/06/2022 ). Kegiatan dilaksanakan di ruang rapat BPKPAD lantai dua yang mendiskusikan tentang penyusutan arsip khususnya dalam proses pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip tersebut merupakan tahap akhir dari rangkaian pengelolaan kearsipan di instansi. Proses ini tidak hanya bertujuan untuk mengatur efisiensi dan efektivitas kerja, tetapi juga sebagai upaya penyelamatan informasi arsip dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengetahuinya.

Kriteria Arsip yang dapat Dimusnahkan

Tidak semua arsip dalam pusat penyimpanan dapat dimusnahkan. Beberapa kriteria yang harus dipenuhi sebuah arsip agar dapat dimusnahkan meliputi:

• Tidak memiliki nilai guna, baik primer maupun sekunder.
• Telah habis retensinya dan harus dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahan.
• Tidak mengandung informasi atau berkaitan dengan penyelesaian proses bisnis.

Tahapan Pemusnahan Arsip

Dalam melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Pemeriksaan, untuk mengetahui apakah suatu arsip telah habis jangka waktu penyimpanannya atau telah habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2. Pembuatan daftar arsip usul musnah, arsip yang telah diperiksa kemudian dibuatkan daftar, sehingga diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. Daftar arsip ini sekurang-kurangnya berisi nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dan keterangan.
3. Pembentukan panitia pemusnahan, sebaiknya terdiri dari anggota unit pengelola arsip, unit kearsipan, arsiparis, serta unit hukum dan perundang-undangan, sehingga dapat dipastikan pemusnahan arsip dilakukan dengan prosedur yang benar.
4. Penilaian,  panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dengan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
5. Persetujuan dan pemusnahan, arsip yang akan dimusnahkan perlu melalui penilaian yang akan menjadi dasar usulan pemusnahan. Pemusnahan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan instansi atau perusahaan yang bersangkutan.
6. Pelaksanaan pemusnahan arsip, dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, yaitu dilakukan secara menyeluruh hingga fisik dan informasi arsip musnah, disaksikan sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit kerja bidang hukum atau unit kerja pengawasan, serta penandatangan berita acara arsip musnah.
7. Pembuatan berita acara, setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara (BA) yang menunjukkan pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara sah. Berita acara nantinya ditangani oleh pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah arsip, dan saksi dari unit kerja.

Dalam kegiatan ini, pemusnahan arsip mengandung resiko yang akan berkaitan langsung dengan  hukum. Oleh karena itu, dibutuhkan ketelitian tinggi dalam memilah arsip untuk dimusnahkan agar tidak terjadi kesalahan yang menyulitkan perusahaan atau instansi Anda.