Bimtek Kearsipan Pengelola Arsip 2022
Purworejo – BPKPAD Purworejo mengikuti kegiatan Bimtek Kearsipan yang diselenggarakan oleh Dinspusip Kabupaten Purworejo pada 22-24 Februari 2022 di Aula Kelurahan Sindurjan Kabupaten Purworejo . Peserta Bimbingan Teknis sebanyak 41 orang dari OPD di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purworejo Kabupaten Purworejo dengan Nara Sumber adalah Arsiparis LKD Kabupaten Purworejo.
A. MATERI GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP
- OPD Harus Tertib Kebijakan Kearsipan
- Dalam pembuatan arsip harus berpedoman kepada Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip
- Dalam penggunaan arsip harus berpedoman kepada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
- Dalam Pengurangan Jumlah Arsip ( Pemindahan ke Ruang Arsip / Pemusnahan Arsip ) harus berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip.
- OPD Harus Memperhatikan Arsip Vital yang ada
- Untuk Arsip Vital yang ada di OPD agar di scan dan dilakukan pemencaran dalam penyimpanannya serta dibuat daftar arsip yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas.
- OPD Harus Tertib Organisasi Kearsipan
- Membentuk Organisasi Kearsipan di setiap OPD yang terdiri dari Unit Kearsipan yaitu Sekretariat OPD dan Unit Pengolah yaitu Bidang – Bidang di setiap OPD.
- Sekretaris di OPD sebagai Kepala Unit Kearsipan yang bertanggung jawab mengelola arsip inaktif dari setiap bidang dan Bertanggung Jawab melakukan pembinaan kearsipan kepada setia bidang / unit pengolah.
- Kepala Bidang di OPD sebagai Kepala Unit Pengolah yang bertanggung jawab mengolah arsip aktif yang telah dibuat dari hasil kegiatan yang dilaksanakan.
- Tertib Sumber Daya Manusia Kearsipan
- Tersedia arsiparis atau pengelola arsip di setiap bidang.
- Tertib Prasarana dan sarana
- Ada tempat penyimpanan arsip aktif disetiap ruangan bidang
- Adanya filing cabinet, folder, guide, map gantung, out indicator, buku peminjaman arsip, computer dan aplikasi pengelolaan arsip disetiap bidang untuk mengelola arsip aktif.
- Terdapat ruang penyimpanan arsip inaktif di setiap OPD yang terdiri dari Ruang Transit, Ruang Pengelolaan dan Ruang penyimpanan.
Selain tersebut juga membahas tentang AUDIT KEARSIPAN INTERNAL meliputi :
- Pengelolaan Arsip Dinamis ( arsip aktif dan arsip inaktif ) meliputi Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan arsip.
- SDM Kearsipan meliputi Pejabat Struktural, Arsiparis dan Staff Pengelola Arsip.
- Sarana dan Prasarana Kearsipan meliputi Peralatan dan perlengkapan kearsipan , Ruang Arsip Aktif dan Ruang Arsip Inaktif.
- Perolehan hasil penilaian adalah Sangat Memuaskan (>90-100), Memuaskan ( >80-90, Sangat Baik ( >70-80 ), Baik ( >60-70 ), Cukup (>50-60) , Kurang (>30-50), Sangat Kurang (0-30).
- Bagi OPD yang telah di audit di Tahun 2021, maka rekomendasi yang diberikan oleh tim harus segera ditindaklanjuti karena akan di monitoring dan evaluasi oleh tim audit kearsipan purworejo.
- Hasil dari Monev akan bisa menaikkan penilaian audit di tahun sebelumnya.
