FOCUS GROUP DISCUSSION ARSIPARIS PURWOREJO 2022

FOCUS GROUP DISCUSSION ARSIPARIS PURWOREJO

“ Persiapan Audit Kearsipan Bagi Kecamatan dan Monev Kearsipan OPD”

Pengawasan atau audit kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar  kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengawasan/Audit  Kearsipan Internal dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, bahwa Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten harus melaksanakan Audit Kearsipan Internal, agar penyelenggaraan kearsipan sesuai standar peraturan kearsipan. Untuk itu diperlukan diskusi bersama tentang pelaksanaan Audit Kearsipan Bagi Kecamatan dan Monev Kearsipan bagi OPD di Lingkungan Kabupaten Purworejo.

Adapun hasil FGD membahas hal sebagai berikut :

1. PEMBUATAN SURAT
   Pembuatan harus berpedoman pada perbup tata naskah dinas dan klasifikasi, ada bukti pencatatan Surat masuk dan keluar baik di sekretariat maupun di unit pengolah.
2. PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP
   Bukti fisiknya adalah daftar berkas dan daftar isi berkas, untuk daftar berkas memuat unit pengolah, nomor, klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan ( tingkat perkembangan, kondisi fisik arsip dan klasifikasi keamanan), Isi berkas ditambah kolom item berkas dan kurun waktu diganti tanggal. Dilengkapi pula dengan buku bon pinjam arsip dan sarana pinjam arsip, out sheet dan out guide. Berkas disimpan dalam map gantung yg disimpan dlm filing kabinet disertai dengan sekat dan indeks.
3. PEMINDAHAN ARSIP DARI RUANG KERJA KE RUANG PENYIMPANAN ARSIP

• Arsip sudah tertata dibidang dan dibuat daftar arsipnya
• Dibuat berita acar pemindahan arsip dari bidang sebagai unit pengolah ke sekretariat sebagai unit kearsipan
• Arsip diberi sampul ( bisa menyesuaikan tergantung jenis arsip).
• Arsip telah tertata di bokas arsip dan diberi label.
• Arsip siap untuk dipindahkan ke ruang penyimpanan arsip inaktif.

1. PEMUSNAHAN ARSIP YANG HABIS MASA SIMPANNYA

• Membuat Tim pemusnah arsip internal
• Membuat Daftar arsip yg dimusnahkan
• Menilai arsip dan meminta persetujuan Bupati.
• Membuat Berita acara pemusnahan arsip disampaikan pada bupati dan ditembuskan pada kepala ANRI dan kepala Dinas Perpustakaan Dan Arsip Kab. Purworejo

1. TINDAK LANJUT HASIL AUDIT KEARSIPAN OPD TAHUN 2021
   OPD agar menindaklanjuti rekomendasi terkait pengawasan kearsipan tahun 2021 agar nilainya bisa meningkat.
2. PERSIAPKAN RUANG SIMPAN ARSIP INAKTIF
   Agar OPD mempersiapkan ruang penyimpanan arsip untuk arsip inaktif.