Pengurusan Surat masuk BPPKAD

Purworejo – Badan Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Purworejo melaksanakan kegiatan penggurusan surat masuk setiap harinya.

Surat masuk dikelola oleh bagian sekretariat dengan alur sebagai berikut :

1. Alur Surat Masuk
2. Surat diterima oleh petugas pengelola arsip di sekretariat
3. Surat di teliti apakah sesuai dengan alamat yang dituju
4. Surat kemudian di registrasi atau dicatat pada kartu kendali rangkap tiga, kartu kendali warna kuning dan merah muda di lepas dan di sertakan pada surat tersebut dan diberi lembar disposisi.
5. Surat di naikkan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi.
6. Setelah mendapatkan disposisi dari pimpinan surat kembali ke petugas di sekretariat untuk kemudian di catat kedalam buku pengendalian dan di input kedalam aplikasi SIKD untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang akan didistribusikan.
7. Setelah dicatat arsip kemudian di distribusikan kepada unit pengolah yang membidangi / sesuai disposisi pimpinan.
8. Pendistribusian surat masuk menggunakan Kartu Kendali warna kuning.
9. Setelah surat diterimakan kepada petugas pengelola arsip pada unit pengolah kemudian Kartu Kendali Warna Kuning dimintakan paraf kepada yang menerima surat.
10. Kartu kendali warna kuning di lepas dari surat untuk disimpan oleh sekretariat sebagai pengganti surat yang dibawa oleh Unit Pengolah Yang membidangi sedangkan kartu kendali warna merah muda masih tetap menempel pada surat.
11. Petugas pengelola arsip pada unit pengolah kemudian menyampaikan surat tersebut kepada Kepala Bidang.
12. Kepala bidang memberikan disposisi dan kembali ke petugas pengelola arsip unit pengolah dan di distribusikan kepada Kasubbid sesuai disposisi disertai dengan tindakan pencatatan surat kedalam buku penegandalian.