Dokumen Kepegawaian Sebagai Sumber Informasi Autentik Dan Terpercaya Yang Harus Dikelola Secara Andal
Oleh : Krida Tya Yudha, A.Md
Arsiparis Penyelia
Tidak tertibnya pengelolaan dokumen kepegawaian memang menjadi salah satu permasalahan yang harus dicarikan solusi secara serius dalam penanganannya. Dokumen yang seharusnya dikelola secara baik dan benar sesuai dengan aturan yang ada akan tetapi seringkali pengelolaannya diabaikan oleh pejabat ataupun staf di bidang kepegawaian disetiap organisasi perangkat daerah.
Sesuai amanat Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 40 ayat 1 bahwa pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Jadi tentunya dalam pengelolaan arsip khususnya dokumen kepegawaian harus mentaati undang – undang tersebut.
Dokumen kepegawaian merupakan rekaman kegiatan yang dilakukan oleh seorang pegawai selama bekerja di suatu instansi dan dapat digunakan sebagai alat bantu pengambilan keputusan oleh pimpinan ataupun pihak terkait, selain itu juga sebagai bukti perjalanan karir seorang pegawai dari pertama kalai menjadi pegawai sampai dengan pensiun. Oleh karena itu untuk menjaga informasi autentik dan terpercaya yang terkandung didalamnya tentunya harus ada pengelolaan dokumen kepegawaian yang andal sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pengelolaan bertujuan untuk melindungi dokumen kepegawaian tersebut dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang, menjadikan dokumen kepegawaian sebagi sumber utama informasi yang ada, dan untuk menyediakan akses serta sarana prasarana sehingga dokumen kepegawaian mudah ditemukan kembali pada saat dibutuhkan.
Namun kenyataannya pengelolaan dokumen kepegawaian seringkali diabaikan oleh pengelolanya. Hal itu dibuktikan dengan pengelolaan dokumen kepegawaian yang tidak sesuai dengan aturan, penyusutan yang tidak sesuai dengan prosedur dan semua pegawai bisa mengakses sendiri dokumen tersebut, tidak ada pencatatan dalam peminjaman dokumen kepegawaian. Dampak dari hal itu adalah menjadi tidak tertibnya pengelolaan dokumen kepegawaian, hilangnya dokumen kepegawaian yang ada dan mengancam keautentikan serta keterpercayaan dokumen kepegawaian karena pengubahan, pengurangan, penambahan pada dokumen tersebut oleh seseorang yang tidak mengetahui aturan yang ada, misalnya memberikan coretan ataupun tulisan di dokumen kepegawaian baik menggunakan pensil ataupun bolpoint bahkan melubangi dokumen kepegawaian agar bisa dimasukkan kedalam odner.
Dengan memberi arahan kepada pejabat dan staf kepegawaian untuk melakukan pengelolaan dokumen sesuai dengan perundang undangan atau mengirim pejabat kepegawaian atau staf kepegawaian untuk mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan khususnya pengelolaan arsip kepegawaian adalah salah satu alternatif pemecahan masalah tentang pengelolaan dokumen kepegawaian.
